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RECRUTE PROCUREMENT MANAGER

Date de Mise en Ligne: 26/12/2016 23:20:44


Titre du poste:        Procurement Manager
Département/Unité:    Achats (Opérations).
Lieu:            Conakry
Relève du:        Directeur des Opérations.
Encadrement:         Position avec supervision

I-    APERCU GENERAL
Catholic Relief Services-USCCB (CRS) met en pratique l'engagement des évêques des Etats-Unis à aider les pauvres et les personnes vulnérables qui vivent en dehors des Etats-Unis. Notre identité catholique est au cœur de notre mission et de nos opérations. Nous souhaitons la bienvenue au sein de notre personnel et en tant que partenaires à toutes personnes de confessions et traditions différentes qui partagent nos valeurs et notre engagement à servir les personnes dans le besoin.

Catholic Relief Services-USCCB (CRS) a commencé ses activités en Guinée dans le domaine de l'assistance humanitaire depuis 2002. Aujourd'hui, CRS Guinée dispose d'un portefeuille varie de programmes touchant les populations les plus vulnérables dans des secteurs tels que l'Agriculture, l'Eau et l'Assainissement, les Urgences, la Sante-Nutrition et l'Education.

La mise en œuvre des activités dans ces différents programmes et projets, requiert l'acquisition d'importantes quantités de biens et services de qualité.

II-    SOMMAIRE DU POSTE
Sous la supervision directe du Directeur des Opérations (HoOPs), le Procurement Manager aura pour principale Cache de coordonner tous les aspects des achats du CRS/Programme de la Guinée afin que tous les programmes et opérations aient les biens et services dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin, pour assister au mieux ceux que nous servons.

III-     RESPONSABILITES FONCTIONNELLES

1. Préparation et planification
    Déterminer en concertation avec le Chef des programmes (HOP) et le Directeur des opérations (HoOPs) les principaux types de biens et services qui seront nécessaires à court terme d'après le portefeuille actuel des programmes et opérations et utiliser ces informations pour trouver les meilleurs fournisseurs et les meilleurs prix ;
Concerter activement les autres agences et le secteur privé pour identifier de nouveaux fournisseurs potentiels qui peuvent être ajoutes à la mise à jour de notre Liste des fournisseurs approuves (ASL) et, autant que possible, nouer des relations avec le fournisseur le plus proche pour la production ou l'importation et étudier l'idée de faire des commandes groupées avec d'autres agences pour négocier de meilleurs prix et de meilleures conditions grâce à des économies d'échelle.
    Entretenir des relations de travail permanentes avec les fournisseurs locaux, se rendre dans les magasins et les installations de production, à chaque fois que la situation le demande, pour vérifier que les termes du contrat sont respectés.
    Veiller à la vérification de l'éligibilité de tous les nouveaux fournisseurs avant de les ajouter à la liste des fournisseurs approuvés.
    Etre à jour des éventuels changements dans les impôts (sur les ventes, TVA), les droits, frais, taxes et procédures d'importation.

2. Processus d'achat
    S'assurer que tous les achats sont faits de manière efficace, en respectant la politique et le Manuel des achats de CRS et conformément aux exigences des bailleurs de fonds concernes.
    S'assurer que toutes les actions sont gouvernées par les normes les plus élevées d'éthique, de conduite personnelle et commerciale, telles qu'elles sont présentées dans la politique et le Manuel des achats de CRS.
    Suggérer au HoOPs de nouvelles idées pour améliorer l'efficacité et remettre à jour chaque armée le Manuel des achats de CRS et les outils qui l'accompagnent.
    Vérifier que toutes les demandes de cotations (RFQ) présentent clairement toutes les spécifications et exigences de la demande d'achat.
    Recevoir et étudier toutes les offres et tous les devis conformément aux prix et aux spécifications et préparer des fiches de comparaison des offres.
    Organiser les Comités d'évaluation des offres (BRC) si nécessaire, et vérifier qu'ils suivent toutes les directives BRC, telles qu'elles sont stipulées dans le Manuel des achats de CRS.
    S'assurer que le BRC analyse toutes les offres de manière compétitive et étudie attentivement tous les coûts et avantages, y compris ceux qui ne sont pas présentés explicitement sur les offres.
    Négocier toujours avec les fournisseurs des réductions de prix, conditions préférées de paiement et de livraison et options de transport, quand c'est nécessaire.
    S'assurer que tous les achats > $5k font l'objet d’une demande d'achat au Siège afin de recevoir une Approbation d'achat local avant de préparer un Bon d'achat local (LPO).
    S'assurer que la sélection des fournisseurs est basée sur le prix, la qualité et les délais de livraison ;.
    S'assurer que toutes les démarches sont faites pour que tous les achats bénéficient des exonérations applicables établies dans l'Accord avec le pays hôte ou par des Accords des bailleurs de fonds et rédiger d'éventuelles demande d'exemption de TVA, droits ou taxes selon les besoins.
    Une fois que toutes les mesures nécessaires ont été prises, selon la valeur de l'achat, sélectionner ensuite le meilleur fournisseur en se basant sur le prix, la qualité et les délais de livraison, déterminer les conditions de paiement et de livraison, préparer les Bans d'achat (PO) ou rédiger les contrats nécessaires.

3. Tenue des archives et rapports
    S'assurer du classement de tous les documents des achats pour la tenue des archives et les besoins d'audits.
    Veiller à la tenue d'une liste des fournisseurs approuvés (ASL) avec des informations à jour sur les prix selon les biens et les services et sur les notes de performance, selon les évaluations des livraisons récentes.
    Créer des fichiers sur les fournisseurs avec tous les détails nécessaires par catégorie de services (par ex. fournisseurs de papeterie, de matériel électrique, de machines, etc.)
    Analyser le rapport d'évaluation sur la performance des fournisseurs et faire des recommandations à la hiérarchie.

4. Communication, coordination et autres tâches
    S'assurer que les employés chargés de réceptionner (administration ou logistique) sont prévenus aussi à l'avance que possible de la livraison prévue des marchandises pour être prêts à préparer en entier le Bordereau de réception des marchandises (GRN).
    Veiller au respect des recommandations de la séparation des fonctions dans toutes les étapes du processus d'achat.
    Maintenir une communication dynamique avec toutes les parties prenantes du processus d'achat en vue d'assurer le bon aboutissement du processus (Administration, demandeurs, Finance, service de facturation, fournisseurs etc.)
    Veiller à ce que les demandeurs soient tenus au courant de l'état des commandes locales et internationales jusqu'à ce qu'elles aient été réceptionnées.
    Répondre aux demandes d'audits rapidement et de manière professionnelle.
    Collecter des informations sur le prix des marchandises et des services à chaque fois que c'est nécessaire pour préparer des budgets et faire des plans.
    Veiller à ce que les commandes pour répondre à des besoins opérationnels urgents soient effectuées dans le respect des normes acceptables ;
    Veiller à ce que les procédures d'achat soient exemptes de toutes activités frauduleuses et se tenir au courant des dernières directives de prévention des fraudes.
    Aider à faire progresser l'utilisation des nouvelles technologies et applications pour améliorer efficacité du processus d'achats.
    Œuvrer au maintien du travail d'équipe, de la discipline, des bonnes relations de travail et de la productivité.
    Fournir un appui et une formation à la gestion des achats aux employés et partenaires de CRS selon ce que la direction estimera nécessaire.
    Assurer le remplacement d’autres employés quand c'est nécessaire du fait de leur charge de travail ou d'une absence et accomplit les taches supplémentaires qui lui sont assignées.

COMPETENCES POUR TOUT LE PERSONNEL DE CRS
Celles-ci sont ancrées dans la mission, les valeurs et les principes de CRS et sont utilisées par chaque membre du personnel pour s'acquitter de ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités
    Sert avec intégrité.
    Donne l'exemple de la bonne gestion.
    Cultive des relations productives.
    Encourage l'apprentissage.

IV- COMPETENCES PERSONNELLES
    Etre scrupuleusement honnête et toujours promouvoir une atmosphère de confiance et d'intégrité.
    Bonnes compétences informatiques et en TIC, compétence en Microsoft Office (MS Word, Excel et PPT) et expérience des recherches et comparaisons sur Internet.
    Capacité avérée d'accomplir les services d'achats de manière rapide, efficace et économique tout en respectant les normes élevées de l'agence.
    Bon négociateur.

V- Expérience de la conduite d'études de marché.
    Bonnes compétences en analyse des données.
    Etre déterminé à toujours fournir les services de la meilleure qualité possible aux clients.
    Bonnes compétences organisationnelles.
    Excellentes compétences en communication interpersonnelle, capable de bâtir des relations.
    Etre capable de transmettre de manière accessible des idées et des concepts aux partenaires.

V- QUALIFICATIONS
    Diplômes niveau BAC+5 d'une institution reconnue, dans la fonction Achat, Economie, Droit, Logistique ou Administration ;
    Au moins 10 ans d'expérience professionnelle ;
    Au moins 5 ans d’expérience spécifique dans le secteur des achats et passation de marche exigés ;
    Expérience en tant que chef d'une unité d'achat/passation de marché souhaitée ;
    Adhésion à une organisation professionnelle des achats souhaitée.
    Capacité à communiquer de manière en anglais écrit et parlé ;
    Capacité avérée à préparer des rapports et à tenir des fichiers et archives complets.

CLAUSE DE NON RESPONSABILITE : Cette description de poste n'est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des tâches ni des responsabilités associés au poste.

Vous pouvez envoyer votre dossier de candidature comprenant un cv : une lettre de motivation et les noms de trois personnes citées comme des références professionnelles l'adresse suivante : crs_gn@global.crs.org au plus tard le Vendredi 06 Janvier 17 à 12 heures.

Le candidat devra mettre en objet de son dossier de candidature le titre du poste pour lequel il postule.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

NB : Compte tenu de l’urgence du recrutement les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leurs réceptions. Si vous êtes intéressés, veuillez envoyer votre candidature le plus rapidement possible.