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AVIS DE RECRUTEMENT DUN ASSISTANT DE DIRECTION

Date de Mise en Ligne: 21/11/2016 11:22:56


Référence : PL-G-005/ PROG/PRTB /FY17    

Dans le cadre de la mise en œuvre du << Projet de Lutte contre la Tuberculose >> ; par le présent avis Plan International Guinée lance un appel à candidatures pour le recrutement d’un (01) Assistant de Direction basé à Conakry.

I.    A Propos de Plan Guinée

Plan International Guinée est une ONG Internationale humanitaire de développement communautaire centré sur l’enfant, sans aucune affiliation religieuse, politique ou gouvernementale installée en Guinée depuis 1989.
    
Le parrainage des enfants est le fondement de l’organisation.
 
La vision de Plan International est d’œuvrer pour un monde juste qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles.

La mission de Plan International est d’apporter des améliorations durables dans la qualité de vie des enfants défavorisés des pays en développement, à travers un processus qui unit des personnes de cultures différentes et donne un sens et une valeur à leur vie.

La protection et la promotion des droits des enfants constituent la priorité de Plan.

Plan est une Organisation  qui prône l’égal accès à l’emploi et est engagée pour la protection des enfants et l’équité du genre et nos procédures de recrutement reflètent ces valeurs.

II.    Raison d’être du poste
Assister le Directeur du Projet  <<Lutte contre la Tuberculose>> dans la mise en œuvre des activités administratives du projet au niveau du Bureau National et veiller à la bonne tenue de l’agenda du Directeur.

L’Assistant de direction fait partie intégrante de l’équipe du Projet Lutte contre la Tuberculose  du Fonds mondial. Ce poste est responsable de la coordination générale des activités administratives journalières tel qu'attribué par le Directeur du projet.

III.    Principales responsabilités  
•    Assurer le suivi correct de l’agenda du Directeur du projet ;
•    Assurer le suivi et la traçabilité des immobilisations du projet ;
•    S’assurer que les documents du projet (courriers, conventions, contrats....) sont bien archivés ;
•    Appuyer l’équipe de coordination et de gestion du FM au niveau de Plan Guinée et celles des Sous-bénéficiaires dans la planification trimestrielle et annuelle des activités du Fonds Mondial (FM) ;
•    Partager les responsabilités du plan de travail avec le chef de projet et servir de lien avec le reste des membres de l'équipe sur les aspects opérationnels du plan de travail ;
•    Maintenir les plans hebdomadaires et mensuels pour l’équipe de coordination du Fonds mondial ;
•    Soutenir le processus de planification pour l'achat de biens et de services ;
•    Recevoir, centraliser et suivre avec les services de l'Administration de Plan International Guinée tous les besoins d'achats de matériel et de fourniture pour le compte du Directeur du Projet à Conakry ;
•    Assister le service de la logistique dans le marquage et le suivi de la traçabilité des immobilisations du projet;
•    Centraliser les documents du projet (courriers, conventions, contrats....) à la signature du Directeur Pays;
•    Veiller à la bonne tenue de l’agenda du Directeur ;
•    Recevoir les visiteurs et organiser les rencontres chaque fois que c’est nécessaire ;
•    Coordination avec le chef de projet la facilitation de normes élevées de responsabilité globale et l'efficacité dans la réalisation des objectifs du projet et indicateurs;
•    Travailler avec les éléments constitutifs de l'unité de gestion du programme du Fonds mondial afin de coordonner la présentation en temps opportun et de rapport de qualité au Fonds mondial;
•    S'assurer que les minutes sont prises afin de capturer les actions et les résultats attendus et partagé avec le personnel de l'équipe ;
•    La coordination des voyages pour le personnel de subvention ainsi que les visiteurs au bureau  pays liés aux activités du Fonds mondial ;
•    Veiller à ce que les systèmes de classement appropriés sont créés et gérées au fil du temps et que les systèmes d'archivage appropriés sont établis;
•    Agir comme point focal pour administrer les services de courrier et de messageries quotidiennes pour l'équipe ;
•    Agir en tant que liaison entre l'équipe du Fonds mondial et d'autres unités administratives du bureau de pays

IV.    Qualification et Expérience :
•    BTS en Secrétariat de Direction/ Administration ou en Gestion.
•    Minimum de trois (3) ans d’expérience comme assistante de direction ou assistante administrative de préférence dans un projet  de développement
•    Bonne Maitrise de l’outil informatique ;
•    Bonne connaissance des logiciels de comptabilité ainsi qu’Excel, Outlook, Word et PowerPoint.
•    Bonne connaissance du français; la maitrise de l’Anglais est un atout
•    Etre un excellent travailleur en équipe
•    Bonne communication : écrit et oral
•    Bonne capacité à planifier.
•    Être capable de travailler sous pression

V.    Procédure de candidature :

Les candidat(e)s intéressé(e)s par la présente offre sont prié(e)s d’envoyer leurs dossiers au plus tard le 30 Novembre 2016 à l’adresse électronique suivante :
Recrutement.Guinea@plan-international.org

Le dossier de candidature devra comporter :
-    une lettre de motivation adressée au Directeur Pays de Plan Guinée ;
-    un Curriculum Vitae ;
-    Les copies certifiées des Diplômes et certificats de travails
-    Tout autre document pouvant supporter votre candidature.

Bien vouloir mentionner dans l’objet de l’email les références :
<<Recrutement : PL-G-005/ PROG/PRTB /FY17/ Assistant de Direction>>

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Plan a adopté des politiques de protection de l’enfant et de l’équité du genre qui font partie intégrante de ses  procédures de recrutement.